Datenschutzerklärung
Hier erfahrt ihr, welche Daten wir auf heycdc.com und im Meldeportal verarbeiten, wozu und wie lange.
1. Verantwortlicher
Cross Level e. V., Müllerweg 2, 14476 Potsdam, vertreten durch Jennifer Köppe
Telefon 0173 6373531 · E-Mail info@crosslevel.de · zur Hey!CDC auch heycdc@web.de
2. Hosting der Website
Die Website läuft bei Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin). Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browser. Das dient dem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Seiten werden aus einem Rechenzentrum in den USA ausgeliefert (Region East US 2); Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework, dem Microsoft beigetreten ist, sowie die EU-Standardvertragsklauseln. Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking ein.
3. Kontaktformular und E-Mail
Wenn ihr uns über das Kontaktformular oder per Mail schreibt, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, um zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Nachrichten aus dem Formular werden über unser Postfach bei WEB.DE (1&1 Mail & Media GmbH, Montabaur) zugestellt. Wir löschen sie, wenn das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.
4. Meldeportal für Vereine und Tanzschulen
Im Meldeportal melden Institutionen (Vereine, Tanzschulen) ihre Starts für die Hey!CDC an. Zweck ist die Organisation des Wettbewerbs: Anmeldung, Prüfung, Startliste, Zeitplan, Moderation und Abrechnung. Rechtsgrundlage ist die Teilnahme der Institution am Wettbewerb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einem geordneten Ablauf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
| Daten | Wozu |
|---|---|
| Konto: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Hash) | Anmeldung im Portal |
| Institution: Name, Anschrift, Ansprechperson, Telefon, Rechnungsanschrift | Kontakt, Rechnung |
| Start: Gruppenname, Trainer/in, Kategorie, meldende Person (Name, E-Mail, Telefon), Bemerkungen | Anmeldung, Startliste, Rückfragen |
| Tänzer/innen: Vor- und Nachname, Geburtsdatum | Alterskontrolle, Startgebühr, Einlass |
| Musik (MP3), Moderationstext, Gruppenbild | Auftritt, Moderation, Anzeige auf der LED-Leinwand in der Halle |
| Rechnungen und Zahlungsstatus | Abrechnung der Startgebühr |
Minderjährige: Viele Tänzer/innen sind Kinder und Jugendliche. Ihre Daten tragen nicht die Kinder selbst ein, sondern die Institution. Sie bestätigt bei der Anmeldung, dass die Einwilligung der Tänzer/innen bzw. der Erziehungsberechtigten zur Weitergabe von Name und Geburtsdatum vorliegt, und beim Gruppenbild die Einwilligung zur Anzeige in der Halle (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit über die Institution oder direkt bei uns widerrufen werden.
Was öffentlich wird: Auf den Seiten Startliste und Zeitplan stehen Startnummer, Gruppenname, Institution, Kategorie und Uhrzeit. Namen von Tänzer/innen veröffentlichen wir nicht; bei Solo und Duo erscheint nur „Solo-Start“ bzw. „Duo-Start“. Der Moderationstext wird in der Halle vorgelesen, das Gruppenbild dort gezeigt.
E-Mails aus dem Portal (Bestätigungen, Erinnerungen, Rechnungen) verschicken wir über Azure Communication Services (Microsoft, Datenspeicherort Europa) von noreply@heycdc.com. Jede Rechnung geht als Kopie an unsere Kasse.
Push-Benachrichtigungen sind freiwillig. Wer sie einschaltet, erhält Hinweise ohne Inhalt (z. B. „Es gibt Neuigkeiten zu eurer Anmeldung“). Zugestellt werden sie über den Push-Dienst des Browsers (Google, Apple bzw. Mozilla); abschalten geht jederzeit im Portal unter Konto.
5. Speicherort und Empfänger
Die Daten des Meldeportals, hochgeladene Dateien und Protokolle speichern wir bei Microsoft Azure in Deutschland (Region Germany West Central, Frankfurt). Microsoft verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Zugriff haben nur das Orga-Team des Cross Level e. V. und die technische Betreuung. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
6. Speicherdauer
| Daten | Gelöscht |
|---|---|
| Nicht bestätigte Registrierungen | automatisch nach Ablauf des Bestätigungslinks (2–3 Tage) |
| Tänzerdaten, Musik, Gruppenbilder | automatisch ab 01.08.2027 (nach der Saison) |
| Versandprotokoll der Mails | nach 180 Tagen |
| Rechnungen und Buchungsdaten | nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrung (bis 10 Jahre, § 147 AO) |
| Konto und Stammdaten der Institution | solange das Konto besteht; Löschung auf Wunsch per Mail an heycdc@web.de |
7. Cookies und Speicher im Browser
Das Portal nutzt nur technisch notwendige Cookies: ein Anmelde-Cookie, das euch eingeloggt hält, und ein Sicherheits-Cookie gegen gefälschte Anfragen. Im Browser-Speicher merkt sich die Seite, ob ihr angemeldet seid (für die Anzeige oben rechts), und als installierte App einzelne Dateien für schnelleres Laden. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
8. Eure Rechte
Ihr habt das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Widerruf einer Einwilligung. Eine Mail an heycdc@web.de genügt. Außerdem könnt ihr euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.
Stand: Oktober 2026